Wenn in der Produktion ein Mitarbeiter ausfällt oder im Lager eine Schicht nicht vollständig besetzt ist, bleibt es selten bei der Lohnfortzahlung. Aufträge verzögern sich, Kolleginnen und Kollegen übernehmen zusätzliche Aufgaben, Überstunden steigen und unter Umständen muss kurzfristig Leihpersonal einspringen.

Trotzdem zählen viele Unternehmen vor allem die Abwesenheitstage und unterschätzen damit die tatsächliche Belastung. Dieser Ratgeber zeigt, was krankheitsbedingte Ausfälle wirklich kosten, wo die größten Kostenblöcke entstehen und welche Maßnahmen sie nachhaltig senken.

Die 5 wichtigsten Fakten zu Krankheitskosten in Kürze

1. Krankheitsbedingte Ausfälle kosteten die deutsche Wirtschaft 2024 rund 134 Milliarden Euro an Produktion und 227 Milliarden Euro an Bruttowertschöpfung, verteilt auf 881,5 Millionen Arbeitsunfähigkeitstage.
2. Ein Fehltag kostet direkt etwa so viel wie ein Arbeitstag Gehalt plus Arbeitgeberanteile. Im verarbeitenden Gewerbe sind das rund 275 €, bevor Vertretung und Produktionsausfall hinzukommen.
3. Muskel-Skelett-Erkrankungen, Atemwegserkrankungen und psychische Störungen verursachen zusammen 54 Prozent aller Fehltage.
4. Teuer sind vor allem lange Fälle. Sechs Wochen Entgeltfortzahlung kosten rund das 1,7-Fache eines Monatsgehalts, im verarbeitenden Gewerbe rund 8.250 €.
5. Viele Kosten entstehen erst durch schlechte Abläufe. Vertretungsregeln, Rückkehrgespräche, die Prüfung von Fortsetzungserkrankungen und Prävention vor Ort senken sie spürbar.

Was kostet ein Krankheitstag in Industrie und Logistik?

Ein Arbeitsunfähigkeitstag kostet laut BAuA im Durchschnitt 152 € Produktionsausfall und 258 € Wertschöpfungsverlust. Für den einzelnen Betrieb liegt die Rechnung meist höher. Die BAuA mittelt je Kalendertag über alle Branchen, und die Folgekosten im Betrieb wie Überstunden oder Lieferverzug sind darin nicht enthalten.

Hinzu kommt, dass viele gewerbliche Branchen häufiger ausfallen als der Durchschnitt. Fahrzeug- und Maschinenbau liegen dagegen leicht darunter.

In Verkehr und Lagerei dauert ein einzelner Fall zudem mit 12 Tagen länger als im Durchschnitt aller Branchen mit 10,4 Tagen.

Welche Erkrankungen verursachen die höchsten Krankheitskosten für Unternehmen?

Drei Diagnosegruppen verursachen mehr als die Hälfte aller krankheitsbedingten Ausfallkosten in Deutschland. An der Spitze stehen Muskel-Skelett-Erkrankungen mit 44,2 Milliarden Euro Wertschöpfungsverlust.

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Für den Betrieb zählt aber auch, wie lange ein Fall dauert. Bis zur sechsten Woche kostet jeder Tag das volle Entgelt, und je länger jemand fehlt, desto aufwendiger wird die Vertretung.

Psychische Erkrankungen, Verletzungen, Herz-Kreislauf- und Muskel-Skelett-Erkrankungen verursachen zusammen 60 Prozent der Fehlzeiten aus Langzeitfällen über sechs Wochen. Von diesen lassen sich Muskel-Skelett-Erkrankungen besonders gut am Arbeitsplatz beeinflussen, wie unser Ratgeber zu Muskel-Skelett-Erkrankungen in Produktion und Logistik zeigt.

Was passiert im Betrieb, wenn jemand fehlt?

Die Entgeltfortzahlung ist nur der sichtbare Teil. Meldet sich ein Kommissionierer kurz vor Schichtbeginn krank, muss die Schichtleitung Ersatz organisieren, das Team arbeitet unter Zeitdruck und im schlechtesten Fall verlässt eine Lieferung das Lager zu spät.

Wie teuer die untere Kette wird, hängt weniger von der Krankheit ab als von den Abläufen im Betrieb. Wie Sie beide Teile für Ihren Betrieb beziffern, zeigt die folgende Anleitung.

Wie berechnen Sie die Krankheitskosten Ihres Unternehmens?

Für eine schnelle Schätzung reicht eine Faustformel. Für eine belastbare Zahl, mit der sich ein Budget begründen lässt, rechnen Sie in sechs Schritten mit Daten, die in jedem Betrieb vorliegen.

Faustformel für die schnelle Schätzung
Monatsbrutto × 0,056 = direkte Kosten eines Fehltags
Monatsbrutto × 1,68 = direkte Kosten von sechs Wochen Entgeltfortzahlung

Der Faktor enthält zwölf Monatsgehälter und 21,15 Prozent Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (Stand 2026), verteilt auf die 260 bezahlten Wochentage eines Jahres. Sechs Wochen entsprechen 30 dieser Tage.

Diese Daten brauchen Sie:

Wir rechnen jeden Schritt an einem Musterbetrieb vor. Er ist ein Logistikstandort mit 100 Vollzeitbeschäftigten, die im Schnitt 3.935 € brutto im Monat verdienen. Das ist der Durchschnitt in Verkehr und Lagerei laut Destatis. Alle übrigen Werte im Beispiel sind angenommen.

1. Fehltage richtig zählen

Zählen Sie die Krankheitstage eines Jahres in Arbeitstagen. Krankenkassenberichte und die BAuA zählen Kalendertage einschließlich Wochenenden, die Lohnabrechnung dagegen die ausgefallenen Arbeitstage. Teilen Sie die Tage in zwei Gruppen. Tage mit Entgeltfortzahlung trägt der Betrieb, Tage nach Ablauf der sechs Wochen Entgeltfortzahlung zahlt die Krankenkasse als Krankengeld.

Im Musterbetrieb fielen 1.900 Arbeitstage aus, davon 1.500 mit Entgeltfortzahlung und 400 im Krankengeldbezug. Das sind 19 Arbeitstage je Beschäftigtem und entspricht ungefähr dem Branchenwert für Verkehr und Lagerei. Die BAuA weist dort 26,5 Kalendertage aus, auf eine Fünftagewoche umgerechnet sind das rund 19 Arbeitstage.

2. Kosten eines Arbeitstags ermitteln

Am genauesten ist die Zahl aus dem Lohnjournal. Teilen Sie die gesamten Personalkosten des Bereichs durch die Zahl der Vollzeitstellen und durch 260 bezahlte Wochentage. Darin stecken bereits Sonderzahlungen, Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft und Umlagen. Ohne Lohnjournal rechnen Sie mit dieser Formel.

Kosten je Arbeitstag = (Monatsbrutto × 12 + Sonderzahlungen) × 1,2115 ÷ 260
Im Musterbetrieb ergeben 3.935 € × 12 ein Jahresbrutto von 47.220 €. Mit 21,15 Prozent Arbeitgeberanteil sind das 57.207 €, geteilt durch 260 Tage rund 220 € je Arbeitstag. Sonderzahlungen sind im Beispiel nicht enthalten.

3. Entgeltfortzahlung berechnen

Multiplizieren Sie die Fehltage mit Entgeltfortzahlung mit den Kosten eines Arbeitstags. Die Tage im Krankengeldbezug kosten kein Gehalt mehr, verursachen aber weiterhin Vertretungskosten.

Im Musterbetrieb ergeben 1.500 Tage × 220 € rund 330.000 € Entgeltfortzahlung.

4. Vertretungskosten erfassen

Zählen Sie nur, was zusätzlich bezahlt wird. Eine Überstunde kostet den Stundenlohn plus Zuschlag plus Arbeitgeberanteil, Leihpersonal den Rechnungsbetrag des Verleihers. Übernimmt ein Kollege die Aufgaben in seiner regulären Arbeitszeit, entstehen keine Zusatzkosten. Bleibt dadurch seine eigene Arbeit liegen, gehört das in Schritt 5.

Im Musterbetrieb fielen 2.400 Überstunden an. Bei 22,53 € Stundenlohn (Destatis-Durchschnitt Verkehr und Lagerei), 25 Prozent Zuschlag und Arbeitgeberanteil kostet jede Stunde 34,12 €, zusammen rund 81.900 €. Dazu kamen 600 Stunden Leihpersonal zu 32 €, also 19.200 €.

5. Folgekosten im Betrieb ergänzen

Hierher gehört nur, was sich nicht nachholen lässt und in der Buchhaltung sichtbar wird. Typisch sind Vertragsstrafen, Sonderfahrten, Expresszuschläge, Ausschuss, Nacharbeit und der entgangene Deckungsbeitrag verlorener Aufträge. Wird die Produktion in der Folgewoche nachgeholt, zählt nur der Mehraufwand dafür, und der steckt meist schon in den Überstunden aus Schritt 4.

Im Musterbetrieb kosteten Sonderfahrten und eine Vertragsstrafe zusammen 6.000 €.

6. Summe bilden und Kennzahlen ableiten

Addieren Sie die Ergebnisse der Schritte 3 bis 5. Die Summe und drei daraus abgeleitete Kennzahlen machen die Kosten zwischen Bereichen und über die Jahre vergleichbar.

Die Entgeltfortzahlung ist der größte Posten. Knapp ein Viertel der Kosten entsteht aber erst durch Vertretung und Folgen im Betrieb, und genau dieser Teil lässt sich mit guten Abläufen am schnellsten senken.

Typische Fehler bei der Berechnung

• Kalendertage aus dem Krankenkassenbericht werden mit Arbeitstagen aus der Lohnabrechnung vermischt.
• Tage im Krankengeldbezug werden mit Gehalt bewertet, obwohl der Betrieb sie nicht mehr bezahlt.
• Die Arbeit eines Kollegen, der in seiner regulären Arbeitszeit vertritt, wird als Zusatzkosten gezählt.
• Produktion, die in der Folgewoche nachgeholt wird, wird als verlorener Umsatz angesetzt.
• Präsentismus bleibt unberücksichtigt. Er taucht in keiner Buchung auf, lässt sich aber mit einer anonymen Befragung zumindest abschätzen.

Welche Praxis-Tipps senken Krankheitskosten im Betriebsalltag?

Die meisten Folgekosten entstehen nicht durch die Krankheit selbst, sondern durch fehlende Routinen. Sechs Abläufe machen in Produktion und Logistik den größten Unterschied.

1. Krankmeldung und Vertretung vorab regeln

Legen Sie fest, bis wann und bei wem sich Beschäftigte krankmelden, zum Beispiel telefonisch bei der Schichtleitung vor Schichtbeginn. Eine Qualifikationsmatrix zeigt auf einen Blick, wer welche Station bedienen kann. Jede Schlüsselstation braucht mindestens eine zweite eingearbeitete Person, sonst wird aus einem Fehltag ein Stillstand.

2. Nach jeder Krankmeldung ein kurzes Rückkehrgespräch führen

Fünf Minuten am ersten Tag nach der Rückkehr reichen. Wichtig ist der Ton, denn das Gespräch soll Belastungen aufdecken und nicht kontrollieren. Ein einfacher Leitfaden für Schichtleitungen:

• Willkommen zurück. Wie geht es Ihnen?
• Gibt es am Arbeitsplatz etwas, das Beschwerden verstärkt?
• Brauchen Sie vorübergehend eine Anpassung, etwa bei Tätigkeit, Hilfsmitteln oder Pausen?
• Wen können Sie ansprechen, wenn Beschwerden wiederkommen?

Nach der Diagnose wird nicht gefragt. Häufen sich die Hinweise an einer Station, gehört das in die Gefährdungsbeurteilung.

3. Fortsetzungserkrankungen prüfen

Bei derselben Krankheit zahlt der Arbeitgeber insgesamt nur sechs Wochen. Ein neuer Anspruch entsteht erst, wenn die beschäftigte Person sechs Monate nicht wegen dieser Krankheit arbeitsunfähig war oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit zwölf Monate vergangen sind. Die Krankenkassen melden Vorerkrankungen nicht von sich aus. So gehen Sie vor:

1. Bei jeder erneuten Arbeitsunfähigkeit prüfen, ob es frühere Fälle in den letzten zwölf Monaten gab.
2. Über das SV-Meldeportal eine Vorerkrankungsanfrage an die Krankenkasse stellen (Meldegrund 41).
3. Bestätigt die Kasse dieselbe Erkrankung, die bereits gezahlten Wochen anrechnen.

4. Die BEM-Frist automatisch überwachen

Wer innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig ist, hat Anspruch auf ein Angebot zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Richten Sie dafür eine automatische Erinnerung im HR-System ein und laden Sie schriftlich und freundlich ein. Je früher das BEM beginnt, desto eher lassen sich Anpassungen am Arbeitsplatz planen.

5. Prävention in die Arbeitszeit holen

Gesundheitsangebote nach Feierabend erreichen gewerbliche Beschäftigte kaum. Wirksam sind kurze Termine während der Schicht, direkt am Standort. Welche Bedingungen eine hohe Nutzung sichern, zeigt die Checkliste in unserem Ratgeber zu Muskel-Skelett-Erkrankungen. Wellnow bringt dafür mit Physicare Physiotherapie, Ergonomie-Beratung und Übungsprogramme direkt in den Betrieb.

6. Wenige Kennzahlen monatlich verfolgen

Ergänzend lohnt der betriebliche Gesundheitsbericht, den viele Krankenkassen für Betriebe mit ausreichend vielen Versicherten erstellen. Er zeigt die Diagnosegruppen, ohne dass Einzelpersonen erkennbar werden.

Wer im Unternehmen macht was?

Krankheitskosten verteilen sich auf mehrere Budgets und werden deshalb selten an einer Stelle gesteuert. Eine klare Aufteilung hilft.

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Häufige Fragen zu Krankheitskosten in Unternehmen

Was kostet ein Krankheitstag ein Unternehmen?

Volkswirtschaftlich 152 € Produktionsausfall und 258 € Wertschöpfungsverlust je Kalendertag (BAuA 2024). Für den eigenen Betrieb gilt als Faustformel Monatsbrutto × 0,056, im verarbeitenden Gewerbe also rund 275 € je Fehltag, plus Folgekosten.

Wie lange zahlt der Arbeitgeber bei Krankheit?

Bei derselben Erkrankung bis zu sechs Wochen (§ 3 EFZG), danach zahlt die Krankenkasse Krankengeld. Bei wiederholter Arbeitsunfähigkeit lohnt eine Vorerkrankungsanfrage bei der Krankenkasse.

Bedeuten wenige Krankheitstage geringe Krankheitskosten?

Nein. Wer trotz Beschwerden arbeitet, ist weniger leistungsfähig und macht häufiger Fehler. Dieser Präsentismus taucht in keiner Fehlzeitenstatistik auf und kann später zu längeren Ausfällen führen.

Sind hohe Fehlzeiten ein Zeichen für mangelnde Motivation?

Nicht automatisch. Fehlzeiten hängen von Alter, Tätigkeit, körperlicher Belastung und Saison ab. Hohe Werte sind ein Anlass für eine Analyse nach Bereichen, nicht für pauschale Schuldzuweisungen.

Was senkt Krankheitskosten am schnellsten?

Klare Abläufe bei Krankmeldung, Vertretung und Rückkehr, weil sie die Folgekosten jedes einzelnen Fehltags begrenzen. Prävention am Arbeitsplatz wirkt langsamer, setzt aber an den Ursachen an.